Web特命係が提供するオンラインでの業務支援って?

 (更新日2020-09-30)
ブログ

こんにちは!

株式会社米岡 Web特命係のブログをご覧いただきありがとうございます!

このブログではまだまだ一般的に認知度の低い「オンラインアウトソーシング」や弊社の事などを記事にしていきたいと思っています。

どうぞお気軽にご覧いただければ幸いです。
 

 

オンラインでの業務支援とは

「時間がない」
「予算がない」
「人がいない」
「人が定着しない(長続きしない)」

だから、誰かにサポートして欲しい!と事業が軌道にのってきたベンチャー企業や中小企業経営者の方からよく聞きます。

 

そんな忙しい事業主や経営者を支えるサービスとして「オンライン業務アウトソーシングサービス」が昨今注目されています。
特にコロナ禍の中では「テレワーク」や「副業解禁」などの働き方が多様化し、人材ビジネス市場はより活発化しています。

 

「事業を拡大させたい」・「サポートが欲しい」と思ったときは、このような人材ビジネス市場の流れを知っておくと役に立ちます。
テレワークの普及、働き方の多様化が進むにつれ、ベンチャー企業や中小企業の正社員採用が難しくなってきています
様々なメディアでも、これからは「ジョブ型」の働き方が増え、一つの企業に勤め続けることへの不信感や、優秀な人材はより活躍出来る機会を求めて在宅や、自由な働き方をしていくと予想されています。

 

 

私たち、Web特命係は「仕事を依頼したい企業」と仕事を受けるフリーランスや主婦層など総合職として何でも行うのではなく、自分に割り当てられた役目(ジョブ)を行う「ジョブ型ワーカー」の間でマッチングさせ、複数のジョブ型ワーカーを管理・教育などを行う立場として活動しています

 

クライアント担当窓口(ディレクター)が企業様側の依頼内容に合うワーカーの選定やコストの調整などを行いますので、企業様は担当窓口に依頼をして成果物を確認するだけでOKです。

 

つまり「オンライン業務アウトソーシングサービス」は、庶務的な手間(ノンコア業務)を回避して、本業に注力したい方(コア業務)に適したサービスだと言えます。

オンラインで業務支援を導入するメリットって?

 

「オンライン業務アウトソーシングサービス」に依頼できる業務は様々ありますが、大きく分けると2つです。

ひとつはコスト削減に寄与するバックオフィス系サポート、もうひとつは売上に直結するマーケティング系サポート
 


 

バックオフィス系では、

    経理サポート業務

  • 仕訳作業
  • 請求書発行
  • 入出金確認など
    総務・事務サポート業務

  • 給与計算
  • スケジュール管理
  • リサーチやデータ入力など
    採用サポート業務

  • 求人情報掲載
  • 応募状況管理
  • 連絡や面接設定など

 

マーケティング系では、

    Web制作運用サポート業務

  • Webサイトデザイン制作
  • バナー制作、SNS代行投稿など
    マーケティング支援業務

  • マーケティング戦略立案
  • 広告媒体選定・広告運用など

 

一般的にオンライン業務アウトソーシングサービスに適した業務としては、

  • 正社員に任せるまでもない定型的なルーティンワーク
  • 専門性が要求される業務

といったものがあげられます。

だから、
「超専門的なスキルがなくても対応できる」
「業務がルーチン化され、かつ定型的に発生する」
「業務のフロー自体が確立されている」
「タイムリーな対応を求めるものではない」

と言った業務からご依頼頂くのが良いかもしれません。

オンラインアウトソーシングで負担軽減

そうすると「必要な時に必要な分だけの稼働で済む」というメリットがあり、人件費や求人募集費などの固定費を変動費に変えられ、コスト軽減が実現します。
さらに教育やフォローも不要になり、コア業務に集中することができます
 
 

実際に導入すると……【会計事務所の例】

 

オンラインでの業務支援で行えることと、コスト面などのメリットは簡単にお話させていただきましたので、ここで実際に弊社を導入いただいて働き方などが変わった実例をご紹介します。
 

▼実際の導入例:A会計事務所様

 

愛知県内で多数のクライアント抱え、会計事務所として実績を持つA会計事務所様ですが、いくつかの課題を抱えていらっしゃいました。

    【A会計事務所様の抱える課題】

  • 多数のクライアントに支持をいただいているが税理士の業務が繁忙
  • 税理士をサポートする実務担当者の繁忙、不足
  • もっと拡大していきたいが全体的な人員不足
  • パート採用、社員採用の難航
  • 教育

上記のような課題を解決するため、本来、オンラインのみで対応させていただくのがWeb特命係のサービス提供ですが、会計事務所という特性もあり、一名の社員が現場社員として週3~5日業務に応じて会計事務所様へと出社し、業務内容を理解することから開始しました。
業務理解を深めた上で、在宅スタッフで出来ることと、出社した上で行うべき事を整理し、税理士の方や会計事務所の代表と協議を行いつつ、ブラッシュアップを行ってきました。

 

    通常の実務担当者1名で15社~30社を担当
    Web特命係では、計60社を担当
    コストは社員二名分程度で、3~4名分の業務を行いコストダウン!
    自社従業員ではまかない切れない単発的だったり、急な依頼をWeb特命係でフォロー

 

1年半程度のご依頼とお付き合いの中で、上記のような効果を出しています。
さらに、今後はさらにA会計事務所様の規模拡大に向けて、Web特命係を中心にした「オンライン会計事務所」としての進化を目指して、現在取り組んでいます。
 

A会計事務所様では
「従業員不足をスピーディーに解決」
「固定費だった人件費を作業に応じた変動費に転換⇒コストダウン」
「対応しづらかった単発依頼や急ぎ依頼に対応」
「拡大に向けた新たな事業形態を目指して前進」

というような成果が得られています。

 

 

実際に導入すると……【警備会社様の例】

 

次に完全オンラインでサポートさせていただいた実例をご紹介します。
 

▼実際の導入例:B警備会社様・C警備会社様

 

愛知県内を中心に警備業を営む2つの企業様での実例をご紹介します。

    【B警備会社様の抱える課題】

  • たくさんの採用をしたいが採用専任の担当者がいない
  • 兼任で採用を行っているので多数の対応がしきれない、負担が大きい

 

上記の課題から、B警備会社様には「採用サポートプラン 20時間」でご契約いただき、

  • 求人記事の作成
  • 求人応募対応(初回連絡、条件が合うかの確認、面接日程の調整)
  • 面接当日の電話確認
  • などを対応しました。

     

    住むところがなくなってしまって困っている方に寮を用意したり、面接に来ていただくのではなく、担当者が訪問して面接をするなど、働きたい方の為に尽くしていらっしゃるB警備会社様に合わせて、対応フローを決めて対応を行ってきました。
    特に、訪問面接をしていたため、当日連絡がつかないまま訪問すると面接出来ずに面接担当者様の移動時間を無駄に費やしてしまう事が多かったため、しっかりと当日連絡をするなど、その企業様に合わせた対応を都度カスタマイズして柔軟に対応してきました。

     

      【C警備会社様の抱える課題】

    • 営業事務担当者の業務量が多く、単純入力作業を後回しにしてしまう

     

    C警備会社様の課題はシンプルだったため「都度依頼」でご契約いただき、営業事務担当者様が後回しにしがちな「警備員情報のシステム登録」をお手伝いさせていただいています。
    毎月発生するものの、それなりに手間があり、時間を確保するのが難しい、月10時間程度使ってしまう、作業内容は単純……という、まさにWeb特命係にご依頼いただければ、その作業時間10時間を0に出来る、というぴったりなご依頼でした。

     

    1件登録数十円という単価で、毎月変動する件数を継続的にご依頼いただき、営業事務の方々のノンコア業務を軽減し、社員の方の業務負担が軽減されています!

     

    毎月繰り返し、作業内容が単純、一定の数が必ず発生する、そんな業務はWeb特命係に依頼することで、社員の方はもっと重要な「やるべき仕事に集中」していただく、ということが、B警備会社様でも、C警備会社様でも実現出来ています。

     

    導入するのは難しくありません!

     

     

    ここまでご覧いただくと、少しはご興味をお持ちいただけたでしょうか?

    「でも、何がお願い出来ることか予想がつかない……」
    「実際頼むとなると大変なんじゃない?」
    「費用が高いんじゃない?」

    と、ご不安な点もあるかと思いますが、ご安心ください。

     

    導入に向けて、費用面はしっかりと営業からご予算を伺って調整・ご提案をさせていただきます。
    何を頼めば良いか、という部分についても、しっかりとカスタマーサクセス担当者で、どういった部分にお困りなのか、課題だと気づいていないボトルネックがないか、どのように解決・貢献出来るかをヒアリングさせていただき、チームと業務内容を提案させていただきます。
    ご提案までは無料で対応させていただいておりますので、是非お気軽にお問い合わせください!
     

    もちろん、ご契約のプランや業務内容は、ご状況に合わせて随時変更が可能です。
    休会、変更も柔軟に対応していますのでまずはご相談いただければ幸いです。

     

    対応領域も、一般事務、経理補助、採用補助、Web制作、マーケティングのお手伝いなど広く対応が可能です。
    もし、少しでも「忙しくて大変そう…」という顔をしている社員やスタッフの方がいらっしゃったら、Web特命係の事を思い出してみてください。きっと何かお役に立てるかと思います。

     

    やるべき仕事に集中していただいて、より高い成果を生みながら、働くすべての人が笑顔になる、そんなお役に立てる事を楽しみにしています。

     

    さて、次回は何度か今回の記事にも出てきた、まだ一般的に知られた言葉ではない「コア業務」「ノンコア業務」について、もう少し詳しくお伝え出来ればと思います。
    様々な業界、職種で例を挙げていきますので、是非ご覧ください!

     

    ご覧いただきありがとうございました!

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