慢性的な人材不足が課題となるなかで、事務業務を外部に委託する事務代行サービスが注目されています。

必要な時に必要な業務を委託できるため、業務効率化や生産性アップ、コスト削減など多くのメリットを期待できるのが事務代行サービスです。

本記事では、事務代行サービスに依頼できる業務内容やメリット、依頼するときのポイントを解説します。また、事務代行サービス各社の料金プランをまとめておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

事務代行サービスの業務内容とは？

事務代行サービスでは、企業に代わり一般的なバックオフィス業務を担います。

具体的には、以下のような業務を依頼することができます。

事務代行サービスを利用することで、自社の人材不足を補い、社員をコア業務に集中させることができるため、業務効率化や生産性向上のために導入する企業が増えてきています。

出社して事務を代行するだけでなく、リモートで依頼できるオンラインサービスを提供している会社もありますので、自社のニーズに合わせて選ぶとよいでしょう。

事務代行サービスを活用するメリット

事務代行サービスを活用するメリットは以下の2つです。

それぞれのメリットについて、説明します。

採用や教育などのコスト削減ができる

事務代行サービスは、時間や業務単位での依頼ができるため、採用コストの削減につながります。

また、既に事務処理能力のある人材が業務にあたりますので、育成期間を必要とせず即戦力として期待できるのも魅力です。

社員がコア業務に集中できる

事務代行サービスを利用することで、社員が企業の利益に関わるコア業務に専念することができます。

自社の中心業務に集中する社員が増えることで、業務効率化につながり、生産性の向上が期待できるでしょう。

事務代行サービスに依頼するときのポイント

事務代行サービスに依頼するときは、以下の3つのポイントを押さえておくとよいでしょう。

それぞれ解説します。

業務の対応範囲を確認する

対応できる業務や業務の対応範囲がどれくらいかを確認しておくことが大切です。

一口にバックオフィスといっても、企業によって依頼したい業務が異なるはずです。

たとえば営業のアシスタント業務を任せたい場合、データ入力や資料作成だけでなく、受発注や顧客対応、見積書作成、請求書発行、月次の売上集計など業務の対応範囲は多岐に渡ります。

そのため後々、長期的に依頼したいときや依頼内容の変更したいときに対応できるような発注先を選ぶようにしましょう。

機密情報の取り扱いを確認する

事務業務の中には、個人情報や取引先、社内の重要事項に関わる情報を取り扱うものもあります。

こうした機密情報に対する取り扱いについてもあらかじめ確認することが重要です。

事務代行サービスに依頼する際は、管理体制やセキュリティ体制がしっかりしている会社を選ぶことはもちろん、事務代行サービスのスタッフとサービス会社が機密保持契約を結んでいるかも含めて判断するようにしましょう。

レギュレーションを用意して行き違いを避ける

ルールやレギュレーションがあいまいですと、「言った言わない」といった行き違いが生じる可能性があります。

そのため、依頼内容やルールは明確にしておく必要があります。

おすすめなのは、自社のマニュアルを元に依頼する業務のレギュレーションを準備しておくことです。

レギュレーションを準備しておくことで行き違いを減らすことができ、スムーズな業務進行が可能になります。

また、自社にとっても依頼した仕事内容が明確になり、「いつまでに、何を確認するのか」がはっきりするでしょう。

さらに万が一、不備があった場合に、指摘がしやすくなるため、自社のためにもレギュレーションやルールを明確にすることが重要です。

避けるべきは、すべて任せきりにしてしまうことです。任せきりにしてしまうと、社内で「この業務に詳しい人がいない」という状況が起こりえます。

万が一、ミスが発生し顧客が被害を受けた場合、自社がその責任を負うことになります。

そのため、必ず進捗管理などを行う自社の担当者を立てるようにしましょう。

自社の担当者を立てることで、社内の業務責任者が不在になることもないため、いざという時に迅速な対応につなげられます。

事務代行サービス7社料金比較

事務代行サービス会社7社の、最小利用時間や料金プラン、トライアルの有無について一覧表にまとめました。

検討される際のご参考になさってください。

	最少利用時間 （月あたり）	料金プラン	トライアル有無	サイト
Web特命係	5h～/月	13,500円～／月	初回3時間の 無料トライアル有	詳細を見る
フジ子さん	20h～／月	47,000円～/月	1週間の 無料トライアル有	詳細を見る
CASTER BIZ	10h〜／月	25,000円～/月 ※年間プランの場合	なし	詳細を見る
YPP	10h～/月	25,300円～/月	なし	詳細を見る
HELP YOU	30h～/月 ※契約は6ヶ月から	10万円／月	なし	詳細を見る
タスカル	10h～/月 ※契約は3ヶ月から	25,000円～/月	なし	詳細を見る
Genny	20h～/月	47,000円～/月	2週間の 無料トライアル有	詳細を見る

各社ともに、一般的な事務業務のほかに人事労務や経理といった業務も幅広くフォローできるようなサービスになっていますが、最少利用時間や契約期間などプランの条件が異なります。

自社のニーズに合わせて導入しましょう。

まとめ

今回は、事務代行サービスについて、業務内容やメリット、依頼するときのポイントなどを解説しました。

コスト削減や業務効率化など、社員がコア業務に集中できる環境を整えるのに事務代行サービスの利用は最適な選択といえます。

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