企業にとって必要不可欠な事務。一般事務だけでも、メールやお問い合わせ対応、スケジュール管理、データ入力などさまざまな作業があります。そんな事務の人手不足に悩む企業は年々増加しています。そこで人手不足を一気に解消できるのが、事務代行サービスです。本記事では、事務代行の料金相場と依頼方法、さらにおすすめの事務代行会社をご紹介いたします。

事務代行とは？

事務代行とは、企業の事務作業を代行してくれるサービスです。

事務作業を代行してもらうことで、人手不足を補うことができ、ほかの社員は自分が本来やるべき業務に集中できます。また、事務の人材を一人雇うよりも採用コストや教育コストを抑えられるのもメリットです。

事務代行で依頼できる業務

事務代行で依頼できる業務は、多岐にわたりますので一部をご紹介します。

事務代行サービスによっては上記以外の業務も請け負うと思いますので、自社の希望を明確にした上で相談してみることをおすすめします。

事務代行の料金相場

事務代行サービスを利用することでコストを抑えられますが、実際にどのくらいの費用がかかるのでしょうか？

事務代行の料金は、「月額固定制」と「従量課金制」の2つに分けられます。

月額固定制

月額固定制は、毎月決まった料金を支払う料金体制です。

月額固定制の事務代行は、稼働時間によって以下の料金相場になっています。

月額固定制は、毎月かかる金額が決まっているため、費用の見通しが立てやすいのがメリットです。

一方で、利用頻度が少ないと割高になるというデメリットがあります。

月額固定制の事務代行は、毎月一定の事務作業を依頼したい企業におすすめです。

従量課金制

従量課金制は、依頼された業務量や作業した時間によって料金が発生する料金体制です。

たとえば、メール返信1件につき150円の場合、100件の返信をしたら料金は15,000円になります。

必要な料金のみかかるので、無駄なコストが発生しないのがメリットです。また、必要な分のみ依頼できることで、スポットや短時間での依頼もしやすくなります。

事務代行の依頼方法

事務代行の依頼方法は、「事務代行会社」と「クラウドソーシング」の2つの方法があります。

それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。

事務代行会社

事務代行会社は、さまざまな事務作業の代行を専門としている会社です。会社によって、派遣型、常駐型、オンライン型があります。

事務代行会社に依頼するメリット

事務代行に依頼するメリットは、次の3つです。

対応できる業務の幅が広い

事務代行会社は、対応できる業務の幅が広いというメリットがあります。

そのため、幅広い事務作業を依頼したいという企業におすすめです。

まとまった仕事量を依頼できる

事務代行会社では、ある程度まとまった仕事量を依頼できます。

月額固定制の料金体制をとっているところが多いので、毎月まとまった量の事務作業を依頼したい企業におすすめです。

サービスの質が安定している

事務代行会社は、サービスの質が安定しているというメリットがあります。

事務代行会社で担当してくれるスタッフは、事務経験が豊富なスタッフです。そのため、サービスの質が安定しており、安心して事務作業を任せられるでしょう。

事務代行会社に依頼するデメリット

事務代行会社に依頼するデメリットは、次の3つです。

会社や業務内容によって費用の差がある

事務代行会社に依頼すると、依頼した会社や依頼する業務内容によって費用が高くなる場合があります。

同じ業務内容でも、事務代行会社によって料金が異なるため、適切な料金で自社の要望に応えてくれる事務代行会社を選ぶのも重要なポイントです。

情報漏えいのリスクがある

事務代行会社を利用すると、情報漏えいのリスクがあります。

事務代行会社に事務作業を依頼することは、自社の情報を外部に伝えることになります。

そのため、セキュリティ体制が整った事務代行会社を選ぶことが大切です。

コミュニケーションの不備が発生することがある

事務代行会社に事務作業を依頼する中で、コミュニケーションの不備が発生することがあります。

業務内容やスケジュールでコミュニケーション不備が発生すると、なかなか業務が進まず非効率です。スムーズに事務作業を依頼するためにも、事務代行会社のコミュニケーション方法を事前に確認しておきましょう。

クラウドソーシング

クラウドソーシングを使って、事務代行を行っている個人に依頼する方法です。

クラウドソーシングに依頼するメリット

クラウドソーシングに依頼するメリットは、次の3つです。

コストを抑えられる

クラウドソーシングの場合、業務単位での依頼になるので、事務代行会社に依頼するよりもコストを抑えられるでしょう。

そのため、依頼したい事務作業が少ない場合は、クラウドソーシングで依頼するのがおすすめです。

急ぎの業務にも対応してもらえる

クラウドソーシングは個人に事務代行を依頼するので、急ぎの業務にも対応してもらえることが多いです。

そのため、短期間で事務代行を依頼したい企業におすすめです。

求める人材を直接見つけられる

クラウドソーシングでは、自社で直接人材を探すことになります。

求める人材を直接探せるので、人材のミスマッチを防げるでしょう。

クラウドソーシングに依頼するデメリット

クラウドソーシングに依頼するデメリットは、次の3つです。

採用まで時間がかかる

クラウドソーシングは、自社で人材を探す分、採用まで時間がかかってしまうことがあります。

最近は、自社が求めるスキルと人材をマッチングしてくれるクラウドソーシングサービス等もあるので、自社で活用できそうなサービスを探してみるのも一つです。

サービスの質や納期が担保されていない

クラウドソーシングは、依頼する相手が個人のため、サービスの質や納期が担保されていないというデメリットがあります。

そのため、人材を探すときは実績や評価を参考に、信頼できる人材を探し出すのがポイントです。

まとまった業務を依頼するのが難しい

クラウドソーシングでは個人に事務代行を依頼するため、稼働時間が限られており、まとまった業務を依頼するのが難しい場合が多いです。

そのためクラウドソーシングは、単発で依頼したい企業におすすめです。

事務代行のおすすめ外注先

ここからは、事務代行でおすすめの外注先をご紹介します。

Web特命係

Web特命係は、業界最安級のオンライン完結型アウトソーシングサービスを提供する会社です。

Web特命係の事務代行は、一般事務はもちろん、営業事務、採用事務、総務事務、経理事務など、事務業務全般を幅広くサポートしています。

企業の状況に合わせて、最も効率よく改善できるプランを提案します。

また、時間単価制の料金体制のため、本当に必要な分のみ事務代行の依頼ができます。

Web特命係では事務代行以外にも、経理代行、採用サポート、Webサポートなどのサービスも展開しており、契約時間内であれば事務以外の業務を依頼することも可能です。

サービスを導入した方の声

うるるBPO

うるるBPOは、事務業務の中でもデータ入力に特化した事務代行会社です。

36,000件を超える実績で得たノウハウを生かし、案件ごとに仕様書を作成しています。そのため、顧客の要望を叶えて、ミスのないデータ入力作業が可能です。

さらに、総勢1,000名を超えるオペレーターが在籍しているため、当日納期や短期間の納期にも対応しています。

また、情報漏えいを防ぐため、事務所のセキュリティ対策はもちろん、パスワード設定の義務やUSBの使用不可、独自開発したオンラインストレージの使用など、セキュリティ対策万全の環境を整えています。

さまざまなデータ入力の効率化を図りたい企業におすすめです。

まとめ

事務代行は、企業の事務業務を代行してくれるため、事務の人材不足や社員の業務負担に悩む企業におすすめのサービスです。事務代行といっても、事務代行に特化した会社や、アウトソーシングサービス、クラウドソーシングなど、依頼先はさまざまです。対応している業務範囲や料金体制も異なるため、自社に合った事務代行会社を見つけることがポイントになります。事務業務の外注を考えている企業の方、ぜひこの記事を参考に、自社に合った事務代行会社を選んでください。