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- 総務が経理や人事も兼任している
- 総務のアウトソーシングを検討しているけど、どこがいいだろう
10人未満の企業や中小企業の場合、総務のご担当者が経理から人事採用に至るまでかなり広範囲で業務を担っているケースが多くあります。
場合によっては、経営者自ら、総務業務をしていることもあるかもしれません。
そこで本記事では、中小企業にこそおすすめしたい総務のアウトソーシングと題して、
- 総務業務を外部委託するメリット
- 導入する際に気を付けるポイント
- 総務のアウトソーシングサービス４社の比較一覧
をご紹介していきます。
中小企業における総務業務とは
総務業務の基本的な役割は、会社を円滑に回すことです。
会社の運営において必要だけれども他部署では行えない仕事全般を担います。
具体的には、
- 代表電話応対や来客対応
- 社長や役員の出張手配
- 入社者・退職者の手続き業務
- 備品購入、管理
- 健康診断の実施管理
- 文書管理
- 郵便や宅配の取り扱い
など、総務の業務範囲は、非常に広範囲です。
とくに中小企業の場合は、一般的な総務の仕事に加え、法務や人事、労務、広報などの業務まで総務が兼ねる場合もあります。
総務と人事や労務を兼ねている場合、労働基準法、労働組合法、労働関係調整法、個人情報保護法などさまざまな法令の知識も必要です。
また、総務は企業の中枢的な立場のため、社内外の多くの人に関わります。
幅広い業務をこなしながら、高いコミュニケーションスキルも求められます。
総務のアウトソーシングの特徴
総務のアウトソーシングで対応する主な業務内容はどういったものがあるでしょうか。
ここでは、総務のアウトソーシングが対応する業務について、以下の4つに分類してご紹介します。
- 庶務系
- 労務系
- 人事系
- オフィス管理系
それぞれ対応できる業務を一覧でまとめました。
庶務系
- 事務用品や備品の管理、発注業務
- 代表電話取り次ぎ
- 受付業務
- 郵便や宅配便の取り扱い
- 文書管理
- 請求書の作成、処理
- 出張手配 など
労務系
- 給与計算処理、年末調整
- 社会・雇用保険手続
- 福利厚生の加入手続
- 勤怠管理
- 退社手続業務
- 従業員の健康診断管理 など
人事系
- 採用計画の立案
- 求人媒体の選定
- 応募者への対応
- 面接日程の調整
- 選考
- 内定後フォロー
- 研修の事前準備、運営 など
オフィス管理系
- 社内美化(清掃)
- 警備
- 会議室、施設の管理
- 固定資産管理 など
総務業務は社外に出しにくいと感じるかもしれませんが、改善の幅が広いのが総務業務の特徴といえます。
先入観にとらわれず、アウトソーシングできる部分がないかを考えてみるのがおすすめです。
総務業務をアウトソーシングするメリット
総務アウトソーシングを導入するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、総務アウトソーシングを導入する具体的なメリットを2つ紹介します。
メリット
- 自社のコア業務に集中できる
- コスト削減につながる
それぞれ詳しく解説します。
自社のコア業務に集中できる
来客対応や備品管理といった直接利益につながらないノンコア業務をアウトソーシングすることで、社員がコア業務に集中できます。結果的に、自社の売上や生産性の向上が期待できるという点は大きなメリットといえるでしょう。
また、アウトソーシングを利用することで総務業務の経験豊かな人材が自社の業務を代行してくれるため、業務効率化にもつながります。
コスト削減につながる
総務のアウトソーシングを活用することでコスト削減にもつながります。
たとえば、新たに人材を採用する必要や、採用後の教育のための人的リソースを考えると、採用や教育にかかる時間や労力を抑えられ、全体的なコストの削減を見込めます。
このように、固定した人件費を払うよりも、必要な期間で必要な業務をアウトソーシングして変動費とした方がコストはかかりません。
総務業務をアウトソーシングする際に気をつけるポイント
総務業務をアウトソーシングする際に気をつけるポイントとしては、以下の2つが挙げられます。
ポイント
- 社内でノウハウを共有
- 社内情報の取り扱い
それぞれ詳しく解説します。
社内でノウハウを共有
人材を育てたいと考える企業にとっては、業務を外部に委託するため、業務のノウハウを社内に蓄積しにくくなるということはデメリットといえるかもしれません。
そのため、業務内容や進行方法など、自社である程度の情報を把握しておく必要があります。
社内情報の取り扱い
アウトソーシングを利用する場合には、一部の企業機密や社員の個人情報を共有します。
そのため、社内情報を外部へ出すリスクがともなうことを前提に導入を検討する必要があります。
しかし、多くのアウトソーシングサービス会社では、高水準のセキュリティ体制を整えており、大切な情報は徹底的に管理されています。
念のため、総務業務のアウトソーシングを依頼する際に、セキュリティ体制についても確認しておくとよいでしょう。
総務のアウトソーシングサービス4社比較
総務のアウトソーシングサービス４社について、料金プランや主なサービス内容について、一覧表にまとめました。
検討される際のご参考になさってください。
| 最少利用時間 （月あたり） | 料金プラン | 主なサービス内容 | サイト | |
 Web特命係 | 5ｈ～/月 | 13,500円～／月 | 給与計算/スケジュール管理/リサーチやデータ入力 /軽微な経理作業/採用サポート全般 など | 詳細を見る |
 フジ子さん | 20ｈ～／月 | 4.7万円～/月 | 備品購入代行/出張手配/ 資料作成/リサーチ業務/英語メール対応 など | 詳細を見る |
 タスカル | 10h〜／月 | 2.5万円～/月 ※年間プランの場合 | メール対応/スケジュール調整/データ入力・整理/翻訳業務/採用手続き全般/経費精算 など | 詳細を見る |
 HELP YOU | 30h～/月 ※契約は6か月から | 10万円／月 | 出張手配/ スケジュール調整/会議資料作成/名刺作成・手配/データ入力/社内報作成 など | 詳細を見る |
各社ともに、一般的な総務業務のほかに人事労務業務もフォローできるサービス内容になっていますが、最少対応時間や契約期間、プランの条件があるものもあります。自社のニーズに合わせてご検討されるとよいでしょう。
まとめ
総務のアウトソーシングサービス会社を利用することで、ノンコア業務を委託すると、生産性の向上やコストの削減に期待できます。
社員が自社のコア業務に集中できるというメリットもあるため、売上拡大を目指す企業には、特におすすめです。