メタバースやXR（Extended Reality）を医療に応用する最前線で活動する一般社団法人日本VR医学会。同会では年間300名規模の会員管理と決算業務を少人数でこなしており、経理処理や入退会対応がボトルネックになっていました。そこで採用したのがオンラインアシスタントサービスです。経理フローの自動化とレスポンスの高速化の結果、研究・普及活動へ集中できる体制の構築が実現したということです。
今回は、学会運営や研究会事務局の効率化を検討する担当者必見の事例になります。
■取材にご協力いただいた方
小山様：XR・メタバース技術を医療へ応用するため、教育・研究・普及啓蒙を行っています。手術シミュレーションや恐怖症治療、看護教育など幅広い分野で活用が進んでいます。
小山様：学会企画から経理、決算、会員対応までほぼ全般を担当しています。次世代への事業承継を視野に分野開拓と人材育成も推進中です。
小山様：社団法人化に伴い、経理・決算業務が急増していたことです。学会特有の勘定科目や会費管理が複雑で、前に依頼していた外注先は対応スピードが遅く、教える負担も大きい状況でした。
小山様：まず、学会のトランザクション数に見合うリーズナブルな月額料金です。次に、専門外の分野であっても素早く理解してくれる担当者の方のスキルの高さ。そして、こちらからの質問に対して「何がわからないのか」を明確にして、3日以内には必ず解決してくれるレスポンスの速さです。この3点が決定的でした。
小山様：経理入力と決算資料作成の標準化で作業時間が半減したことと、新規入会や会費入金に対する自動メール送信とお礼対応が即日実施できるようになったことです。また、ディレクトリ構成やマニュアルの整備が進み、業務の引き継ぎ負荷がほぼゼロに近づいたのも大きな変化ですね。
小山様：担当CSさんの吸収力とレスポンスです。業態特有の敬称ルールやメール文例も2ヶ月でマスターしてくれて、現在はほぼ修正の必要がありません。経理・会員管理の“気づき”も提案してくれます。
小山様：都民税電子納付の完全自動化、銀行口座の入出金予約登録、会員サイトの決済連携（クレジット・Stripe）を今後依頼したいと思っています。また、Wixで構築したサイトのリニューアルも検討中です。
小山様：年会費収入が主で300名規模の研究会・学会です。月数万円で経理と事務局を外注できるため、人件費を抑えつつ専門性の高いサポートを得られます。
小山様：学会運営は“研究に集中できる環境”づくりが重要です。オンラインアシスタントを活用すれば、会計処理や会員対応を任せながらサービス水準を落とさずに済みます。まずは小さく依頼し、その効果を体感してみてください。
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