業務効率や業務改善を考える際に出てくる課題は、実現できそうなものから実現が難しそうに思うものまで、様々あります。

現在行っている業務をもっと効率よく改善できればよいのですが、「課題は見えてもそこからどうすればいいか分からない」ということはよくあります。

そんなときに有効なフレームワークがECRSです。

本記事では、ECRSの原則とECRSを構成する4つの要素に対して深掘りして解説していきます。フレームワークを取り入れて業務効率化や業務改善に役立てたいとお考えの方は、ぜひご参考になさってください。

ECRSの原則とは

ECRS（イクルス）は、以下に記す4つの要素の頭文字から構成される業務改善フレームワークです。

ECRSの原則は、「E→C→R→S」の順に実施し、4つの要素の視点に基づいて改善点を洗い出します。

元々工場などの生産現場で業務改善手法として活用されており、「この作業をなくせないか」「別々の工程をまとめられないか」などを洗い出すのに最適なフレームワークです。

E→C→R→Sの順で進めることで効率的に業務改善できる

ECRSは、前述のように「E→C→R→S」の順番にフレームワークを進めることで、効率的に業務改善ができます。

流れとしては以下の通りです。

Eliminate(取り除く)

省ける作業や工程がないかを洗い出します。長年のルーティンワークの中にも取り除く対象になる業務は多くあります。

前任者から引き継いだ業務をそのまま行っているケースで、担当者自体もその業務の目的をはっきり理解した上で作業していない場合が該当します。

作業の目的が不明のものは思い切って一度省略してみて、その後の業務全体に支障がなければ省いても問題ない可能性が高いです。

Combine(まとめる)

現在、別々で行っている作業や工程の中で一つにまとめられるものがないかを洗い出します。例えば、分業で複数人がしている作業の中には、一人で行った方が早い場合もあります。役割分担が適切かを定期的に見直していきましょう。

ポイントは役割をゼロベースで考える視点です。ある作業を1人がすべて行った場合に誰が行うのが最も効率的かを考えてみます。適切な作業担当者に業務を任せて、全体の作業効率の改善を図りましょう。

もちろん誰か一人に押しつけるという発想ではなく、一つにまとめた作業を一人の担当者に任せるのであれば、その担当者が持っている業務のうちどれかを誰に任せると適切かも同時に検討します。

Rearrange(整理する)

ポイントは「再配置」です。工程順を入れ替えることで作業全体がスムーズに進むものがないかを洗い出します。日々の業務の中で作業手順を入れ替え試行錯誤してみることも効果的です。また、他部門に業務を移管した場合どうなるかも検討、相談しましょう。

全社的な業務改善や部門全体の業務改善を行うための「再配置」には、全体を俯瞰する視点が重要です。客観的な視点から「再配置」を検討する際に、外部コンサルタントに依頼するケースも多いです。

社内での改善策も大切ですが、外部のコンサルタントに依頼してより客観的な視点から「再配置」ができます。

また、Rearrange （整理する）の工程では全体を俯瞰する視点を持つため、業務全体を俯瞰した時にそもそもアウトソーシングできる業務はないかも検討するとよいでしょう。

アウトソーシングを取り入れることで、自社の従業員の業務負担を減らし、より生産性を上げる施策も非常に有効です。

Simplify(単純化する)

ツールの活用や自動化、パターン化できるものを洗い出し、より簡単に作業できる方法を考えます。

作業を簡単な方法で手っ取り早いのが、ITツールの導入です。

高額な費用をかけなくても、現在はブラウザ上に安価に導入できるITツールがたくさんあります。最近注目されている業務自動化を行うことができるRPAを導入することも手段の一つでしょう。

しかし、ITツールやRPA（※）もちゃんと活用できなければ意味がありませんので、自社で使いこなせるかも判断材料にするとよいでしょう。

ECRSのメリット

ECRSのメリットは以下の3点です。

適切な業務の見直しができる

ECRSは手順通りに業務を見直すことで高い効果を期待できるフレームワークです。

闇雲に着手すれば抜け漏れや重複が起きやすくなりますが、ERCSを活用すれば、そのような余分な時間や労力をかけずに効果を最大化できます。

生産性が向上できる

ECRSは業務を洗い出し、必要性や妥当性を判断するフレームワークです。

ECRSを活用し、業務を精査することで、本当に必要な業務だけが残ります。そのため、従業員の業務量や時間は減らすことを実現し、生産性の向上を期待できるようにります。

属人化の防止できる

業務をよりシンプルにすることで業務の標準化につながります。

標準化ができれば、「この担当者でしかできない」状況に陥らず、誰に任せても同じ成果を出せるようになります。結果として、属人化の解消や防止が期待できます。

ECRSを活用する上での注意点

ECRSを活用する上での注意点は以下の3点です。

目的を明確にする

目的を明確にしなければ、いくらECRSの手順に従っても適切な業務改善は期待できません。現在の業務の中で効率化したい項目をいくつか挙げることで「何をゴールに行うのか」を明確にできます。目的を設定した上で進めていきましょう。

費用対効果を意識する

ECRSを効率良く行うために有料のツールを使う場合は費用対効果を意識しましょう。

業務の自動化のためにシステムやITサービスの導入する場合、費用対効果を意識せずに行うと、期待するような効果を実感することができなかったという声が多くあります。

それを防ぐためにも、検討する際には、年額の費用や作業時間の短縮、コスト削減面で期待できることなどを含めて、具体的に確認しましょう。

現場の声をしっかり聞く

現場の担当者に実務についてヒアリングしていきましょう。

業務の詳細は実際に現場の担当者でなければ分かりません。管理職だけで業務効率化の施策を機械的に進めようとしても、現場での業務負担が逆に増えたということは多くあります。

例えば、現場の担当者に「業務のどの部分に無駄を感じているか」「業務効率化において期待していること」などをしっかり聞き取ることで改善点が明確になります。

現場の声をしっかり聞き反映するような施策を実施すれば、従業員も施策に対して取り組みやすくなるでしょう。

まとめ

今回は、ECRSの深掘り解説しました。

ECRSは「E→C→R→S」の手順に従い、業務効率化を促進するフレームワークです。元々、工場の生産システムで導入されていたロジックだけに、無駄を省き、いかに効率化できるかを追求した理論です。

ECRSの効果を最大化するためにも目的を明確にし、現場の声を大事にしつつ施策を実行するとよいでしょう。

また、本文でも少し触れましたが、業務効率化にはアウトソーシングを利用するという選択肢もあります。

ルーティンワークでできる経理業務の一部などを専門スタッフが対応してくれる外注に依頼した方が費用対効果がいい場合もありますので、一度ご検討されるのもよいでしょう。

また、業務改善に関するフレームワークは「業務改善できるフレームワークとは？効率化にも役立つ9選を徹底紹介！」で紹介しています。

業務改善に悩む方は合わせてご覧ください。