フリーランス1年目のための経費管理術【デジタル管理で領収書は捨てる!】

 (更新日2021.08.18)
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フリーランス1年目のための経費管理術【領収書を捨てるべからず!】
  • フリーランス1年目なんだけど確定申告を乗り切れるか不安…
  • どんなものが経費にできるの?
  • 領収書の管理の方法も知りたい!

フリーランスになって初めての確定申告。今まで経験がないことばかりで不安そのものですよね…。特に「何を経費にできて、どうやって領収書を管理すればいいのか?」という不安を抱えている方は多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、確定申告が不安なフリーランス1年目の方のために、経費にできるモノや領収書の管理方法について詳しく紹介します。

この記事を読めば、はじめての確定申告を見事に突破できるはずです。ぜひ最後までご覧ください。

そもそもなぜ領収書が確定申告に必要か

そもそもなぜ領収書が確定申告に必要か

フリーランスは自分の納税金額を算出するために確定申告をします。

その年にいくら税金を納めればいいのかを算出するために、「売上(収入金額)」から「経費(支出金額)」を差し引いた「損益」、「損益」から「控除」を差しい引いた「所得」、「所得」に「税率」を乗じて納税額を計算します。

計算式

「売上(収入)」-「経費(支出)」=「損益」

「損益」-「控除」=「所得」

「所得」X「税率」=「税額」

たとえば、売上が100万円としたとき、経費が30万円の場合と10万円の場合それぞれに対する損益は次のようになります。

経費が30万円だと損益は70万円

経費が10万円だと損益は90万円

いかがでしょうか?売上が同じだとしても、損益を減らすことで税金を減らすことができるのです。

これがいわゆる「節税」ですね。

このとおり、フリーランスはできるだけ経費を増やすことで税金を減らすことが大事ということになります。

しかし、何でも経費にできるわけではないので、注意が必要です。

税務署に経費について質問されたときに「この経費の支払いは、この収入を得るために使いました」と説明ができなければいけません。

だからフリーランスは、領収書を取っておくことがとても大事なのです。

経費にできるもの

経費に計上できるもの

説明したとおり、フリーランスは、買ったモノを経費に計上し、節税できます。

しかし、節税のために無駄遣いをしてしまうと元も子もありません。それは節税ではなくただの浪費です。

  • 節税しつつ
  • 事業で必要な経費

また、経費にできるのは事業に関係がある支出のみ。具体的には次の項目になります。

経費になるモノ

  • 開業準備金
  • 家賃・水道光熱費・車関連の費用
  • 飲食代
  • お歳暮・お中元・お祝い金・お見舞金
  • 消耗品

それでは、具体的に見ていきましょう。

開業準備金

フリーランスになるための準備にかかった費用は、経費にできます。

  • 広告費用
  • セミナー参加費
  • 業者との打ち合わせにかかった費用
  • ホームページ作成にかかった費用
  • 有料サイトやツールの利用料

これらは「その年にかかった費用」であれば経費にできます。

たとえば、2021年の4月に開業届を出した人で、2021年の1〜3月の間で開業準備にかかった費用は経費の対象になります。ですから、領収書はしっかり保管しておきましょうね。

「知らなかった!」「もう捨てちゃった!」という方もいるはず。しかし、諦めるのはまだ早いです。後述する「領収書なくしてしまった…!どうする?」をご覧ください。

家賃・水道光熱費・車関連の費用

自宅を拠点として活動することが多いフリーランス。なんと、家賃、水道光熱費、車関連の費用を経費にすることができます!

しかし、残念ながらすべてを経費にすることはできないので注意しましょう。

「どの程度の割合を経費にできる」といったことは法律で決まっていないため、自分で経費にする割合を決めることになります。

全体における費用のうち、事業にかかった経費を合理的な基準によって分けることを家事按分といいます。

たとえば、仕事部屋として使用している面積が家全体の3分の1だとすれば、家賃・電気代の3分の1を経費にすることができます。

また、水道代やガス代も「事業に関係がある」という条件下であれば経費にできます。Webライターなどの直接水道やガスを必要としない事業については経費にできないということですね。

自家用車を営業車と扱うことで、車の購入費、ガソリン代、車検代、自動車税なども家事按分して経費にすることもできるのです。

飲食代

取引先との打ち合わせや接待に使った飲食代は経費にすることができます。

税務署に聞かれたときに答えられるよう、領収書に「誰と飲食したのか」をメモしておきましょう。

お歳暮、お中元、お祝い金、お見舞い金

個人的な知人へのものは認められていいませんが、取引上の付き合いとして送る場合は経費にすることができます。

消耗品

車などの一定額以上のものは、資産にできます。

白色申告であれば10万円、青色申告であれば30万円以上のものは、全額をその年の経費とすることはできません。その場合、いったん資産にしてから、減価償却で何年かに分けて経費にすることになります。

このとき、パソコンや車、カメラなどは耐用年数に応じて減価償却します。

たとえば耐用年数が5年だったら5年で割った額を経費にするといった感じです。

大きな額を経費にできるので、しっかり節税しましょう。

出金伝票

領収書が発行されないものを支払ったときは、出金伝票を使うことで経費にすることができます。

領収書が発行されない具体例は、次のとおりです。

  • 電車代などの公共交通機関の交通費
  • 冠婚葬祭の慶弔費
  • 自動販売機の飲み物代

案内状などを保管して、支払金額をメモしておきましょう。

医療費は経費にはできないけど医療費控除できる

医療費は経費にできません。

しかし、確定申告のときに、「医療費控除」という別の控除が使えるので、経費管理と同じように領収書は取っておきましょう。

ちなみに、健康診断や予防接種は経費にも医療費控除にもできないので注意です。

領収書(レシート)の管理・整理方法

領収書(レシート)の管理・整理方法

ここからは、次の2通りの領収書管理方法について詳しく説明します。

領収書の管理方法

  • アナログ管理
  • デジタル管理(←おすすめ!)

アナログで管理

アナログで管理するなら、茶封筒に月ごとの領収書を入れていくだけでOKです。

領収書ではなく、レシートを使用する場合は注意が必要です。

  • 日付
  • 支払先
  • 金額

上記の項目が明記されている必要があります。もしない場合は自分で記入しましょう。

デジタルで管理

2017年「電子帳簿保存法」で領収書やレシートをデジタルで保管できるようになりました。

基本的にデジタル管理の方がおすすめです。

理由は次の通り。

デジタル管理をおすすめする理由

  • 紙の領収書を捨てられる
  • 探している領収書を検索で簡単に見つけられる
  • 帳簿作成のための印刷紙やインクなどのコスト削減

なにより紙の領収書やレシートは保存する必要がないということが最大のメリット。購入したらすぐにスマホで撮影し、そのまま捨てるということが習慣になれば管理の手間を削減できます。

デジタル保管には3ヶ月前に税務署に申請が必要

「デジタル保管をしたい!」と思ったとしても、紙の領収書を一斉処分するのはちょっと待って下さい。

実はデジタル保管したい場合、3ヶ月前に税務署に申請する必要があるのです。

申請自体は指定の申告書を提出するだけなので簡単なので安心してください。

デジタル管理にはクラウド会計ソフトを導入すべし

デジタル管理をする場合はクラウド会計ソフトを使うと便利です。

おすすめのクラウド会計ソフトは次の2つ。

おすすめのクラウド会計ソフト

  • MFクラウド
  • freee

クラウド会計ソフトでは、スマホでの撮影した領収書やパソコンを使用しスキャンをした領収書をそのまま使えるほか、銀行口座やクレジットカードと連携することで自動計算してくれます。

領収書なくしてしまった…!どうする?

領収書なくしてしまった…!どうする?

気をつけていても領収書をなくしてしまうことはあるものです…。その場合の対処方法を紹介します。

店舗でレシートを再発行できるか相談してみる

購入したお店で領収書やレシートを再発行できるか聞いてみましょう。

といっても、お店としては領収書やレシートを発行する義務はありますが、再発行する義務はありません。ですので実際に再発行してくれることは稀です。ダメ元で問い合わせしてみるといいでしょう。

レシートの再発行が無理だとしても、購入証明書・支払証明書の発行で対応してもらえる場合があります。ただし、多くの場合は発行するために300〜400円ほど手数料がかかるので注意しましょう。

クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細は、日付、支払先、金額が記載されているので、領収書の代わりとして使うことができます。

請求明細では経費に必要な詳細が明記されていないので、利用明細を使いましょう。

領収書はいつまで取っておく必要があるの?

領収書は確定申告後も捨てずに保管しておくべし!

確定申告が無事に済んでも、油断してはいけません。

確定申告の後も領収書は7年保管しておく必要があります。

保管期間内に税務調査が入ったら証拠として見せなければならないのです。

一方、デジタルで保管している場合は紙の領収書は保管しておく必要がないので、非常に便利ですね。

フリーランス1年目は経費管理をオンラインアシスタントに頼んで楽する

フリーランス1年目は経費管理をオンラインアシスタントに頼んで楽する

ここまで経費管理の方法を紹介してきました。

しかし、そうはいってもフリーランス1年目だったりすると自分ですべて経費管理するのは不安なものです。

楽にする方法として、「オンラインアシスタントに丸投げする」という方法があります。

Web特命係では会計事務所経験や、企業の財務経験のある経験豊富なチームでサポートします。

無料でトライアル実施中なので、初めての確定申告で不安な方はぜひお気軽にご相談ください!

まとめ

この記事では、確定申告が不安なフリーランスの方のために、経費にできるモノや領収書の管理方法について詳しく紹介しました。

経費になるモノ

  • 開業準備金
  • 家賃・水道光熱費・車関連の費用
  • 飲食代
  • お歳暮・お中元・お祝い金・お見舞金
  • 消耗品

「事業に関係ある」と言えるものは基本的に経費にできます。

ポイントは、とにかく領収書を捨てずに取っておくこと。捨てずにきちんと管理することで、確定申告で損せずにすみますよ。

また、クラウド会計ソフトを使用しつつデジタル管理したほうが後々管理が楽なのでおすすめです。

ちなみにクラウド会計ソフトやオンラインアシスタントへの業務委託にかかる費用も当然経費にできますのでお忘れなく!

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