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HOME急成長中の学習塾が選んだ心強いサポート！Web特命係で業務効率化を実現した理由
完全オンラインで大学受験や高校受験、英語資格取得など多彩なコースを展開し、全国の受験生・学習者をサポートする塾S。急成長を遂げる同塾で、学習指導から組織マネジメントまで運営の要を担うA様に、Web特命係を導入した背景やその効果について伺いました。
ご自身の担当業務を教えてください。
A様：学習塾の運営全般を担当しています。
具体的には講師の採用・研修・指導や、顧客（生徒・保護者）の学習面でのサポート・対応など、塾の「内側」に関わる業務が中心です。
いわゆるマーケティングや広告部門で集客した後、入会いただいた生徒さんの学習進行や講師指導をマネジメントしています。
人員不足の解消に役立つ
御社がWeb特命係を導入した当初、どのような課題がありましたか？
A様：一番の課題は「人員不足」でした。
学習塾のカリキュラムやサービス設計自体は最初から社内で行っていましたが、それを支える事務スタッフやサポート担当の採用が進まず、退職者が出ると業務が滞ってしまう。
そういったときに外部のオンラインアシスタントの導入を検討しました。
現在、新たに感じている課題や依頼したいところはありますか？
A様：大きく2つあります。
1つ目はインサイドセールス（電話を活用した営業）です。
以前テレアポ代行を別の企業に依頼したことがあるのですが、期待する成果を得られずストップしてしまいました。
2つ目はCS面（顧客満足度）の向上で、クレームなどでお客様がヒートアップしているときには「電話で直接話してほしい」というご要望をいただくことがあります。
その場合の発信対応ができるとありがたいですね。
今後、Web特命係に追加でお願いしたい業務はありますか？
A様：デザイン関連の業務が挙げられます。
現在別の外注デザイナーさんにお願いしているのですが、細かなパンフレットや説明会のスライドといった“ちょっとしたデザイン”を内製化すると担当者に負荷がかかるので、そういったところも依頼できると助かります。
Web特命係のサービスについて、改善してほしい点はありますか？
A様：基本的には大満足しています。
依頼内容に合わせて柔軟に対応していただき、スタッフの皆さんともコミュニケーションが取りやすい。
ただスタッフによって対応に多少の差異が出ることがあるので、そこが均一化されるとさらにありがたいですね。
スタッフ研修・採用にかかるコストを大幅に軽減
今後もWeb特命係を利用し続けようと思う理由を教えてください。
A様：人員の増減に柔軟に対応できる点や、スタッフ研修・採用にかかるコストを大幅に軽減できる点が非常に助かっています。
特に繁忙期になると問い合わせが急増するのですが、そこを安定して任せられるのは大きいです。
現状、弊社のサービスはWeb特命係さんの協力なくして成立しないと言っても過言ではありません。
もし他社へWeb特命係を紹介するとしたら、どんな企業を想定しますか？
A様：弊社と似た状況、つまり窓口業務や事務スタッフの不足・確保で悩んでいる会社で、品質のばらつきに苦しんでいるところですね。繁忙期と閑散期の差が大きい事業を営んでいる場合、対応窓口などに非常におすすめしたいと思います。
人材不足でお困りの際は、お気軽にご相談ください。
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