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事例紹介
HOME外部委託で社内イベント運営を効率化！運動会屋の成功事例を紹介
「“真のコミュニケーション”が組織力を高める」。そんな想いを胸に、運動会を軸としたユニークな社内イベントを企画・運営する運動会屋。しかし、イベントの成功には綿密な準備が不可欠です。
今回は、同社が台本・マニュアル制作を外部委託することで、どのように業務効率化を実現したのか、イベント事業部ディレクターの田代様にお話を伺いました。
■取材にご協力いただいた方
まずは御社の事業内容について教えてください。
田代様：当社は主に企業の社内イベントやインナーイベントを企画・運営しています。なかでも「運動会」の開催支援をメインとしており、イベントの企画立案から当日の進行管理まで一貫してサポートしています。
具体的には、どのような業務を担当されているのですか？
田代様：私はイベント事業部に所属しており、一般的な営業職に近いポジションです。具体的には、企業様への提案やスケジュール調整、当日の運営などを一手に担っています。イベント事業部は社内で最も人数の多い事業部でもあり、企画から実施まで広く携わるのが特徴です。
社内イベントの規模はどのくらいから対応されているのでしょうか？
田代様：100～200名ほどの社内イベントが多いですが、少ないときは10名程度、また3000名ほどの大規模運動会に対応することもあります。自社でキャンプ場を保有していて、バーベキューやキャンプファイヤーを取り入れたチームビルディングイベントも人気ですね。
当社のアウトソーシングサービスをご利用いただく前は、どのような課題があったのでしょうか？
田代様：イベントのマニュアルや台本作成が大きな課題でした。以前は社内に制作チームがあったのですが、退職や産休が重なって一時的にチームが消滅し、営業担当が制作も兼務せざるを得ない状況になってしまったのです。そこで御社に、ホームページの記事作成を依頼していたご縁もあり「台本作成やマニュアル制作もお願いできないか」とご相談しました。
実際に台本やマニュアル制作を外部に依頼してみて、どのような変化がありましたか？
田代様：私自身は台本やマニュアルの制作が得意ではないので、依頼することでかなり時間を節約できるようになりました。特に繁忙期の9～11月には1ヶ月あたり複数件の社内イベントを抱えることが多いのですが、単純計算でも月10時間単位で作業をアウトソーシングできています。おかげで営業活動やクライアントとの打ち合わせに集中できて、大変助かっています。
依頼を検討している段階で、他の手段と比較はされましたか？
田代様：当社は演者を目指す役者さんの事務所と提携し、運動会MCの経験を積むためにアルバイトに来てもらっています。その関係もあり、その方たちに脚本やマニュアルを書いてもらえないか、とも考えました。しかし、スケジュール調整が難しく、契約上の安定性にも不安がありました。もともと御社とはライティング業務でお付き合いがあったので、新たに大きな手間をかけることなくスムーズに依頼ができて非常に良かったです。
実際にご利用いただいてみて、品質面や課題点についてはいかがでしょうか？
田代様：クオリティ面で助かっています。マニュアルや台本は「最低限抑えるべきポイント」がしっかり押さえられており、会話のたたき台としては十分だと思います。もちろん担当者によってやや完成度の差はありますが、いずれも合格ラインは超えているので問題は感じていません。どなたか抜群にいいものを作ってくださった際には、ぜひフィードバックしたいですね。
今後、ほかに課題として感じている点や追加でお願いしたいことはありますか？
田代様：まず「会場リサーチ」です。コロナ後の需要増や行政ルールの変更もあって、公共施設が取りにくくなっています。社内には会場を探す担当がいますが、急ぎで大量にリサーチしたいときなど、外部に頼めたらさらに業務効率化が進むかもしれません。ほかにも、大量のラミネート加工や名札作成など事務作業のアウトソーシングができると、助かる場面が増えるかと思います。
当社サービスを利用していただくなかで、印象に残ったことや出来事があれば教えてください。
田代様：担当者の方がLINE WORKSでフットワーク軽く対応してくださったのが一番印象的です。レスポンスが早くてありがたいですね。また、実際の運動会現場を見学していただけるのであれば、完成した台本がどのように使われているのかを知ってもらえて、より精度の高いアウトソーシングが期待できると思っています。
最後に、当社サービスをおすすめするとしたら、どのような企業様が対象になると思われますか？
田代様：イベント業界全般にはかなり適していると思います。社内イベントや運動会のイベント企画では細かい準備や台本作成、マニュアル管理など多くの作業が発生するので、アウトソーシングが時間や労力の削減につながります。結果的にクオリティも向上しますし、同業他社さんでも確実に重宝されるはずです。
本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
田代様：こちらこそありがとうございました。今後も繁忙期に向けてご依頼する機会が増えると思いますので、引き続きよろしくお願いいたします。
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