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HOMEスタートアップのバックオフィスを最適化！オンライン秘書導入で契約書遅延ゼロへ
急成長を続けるスタートアップやベンチャーが抱えがちな課題――それは、限られたリソースでバックオフィス業務を「速く・正確に」回すことです。契約書遅延や資料作成の品質低下は、企業ブランドやクライアントの信頼を揺るがす大きなリスクになります。
そこで今回は、オンライン秘書サービスを導入し「契約書遅延ゼロ」「工数月20時間削減」を実現した株式会社CAQNALのリアルな声をお届けします。バックオフィスDXや業務効率化を検討する経営者・人事責任者のみなさまは必見です。
■取材にご協力いただいた方
御社の事業内容とミッションを教えてください。
藤尾様：人の力で「場」を起こす、それが私たちの大きなミッションです。組織価値を高め、働きがいのある社会を実現するために、採用改善・教育研修・人事制度設計・エンゲージメント向上・人的資本経営支援など、組織人事領域をワンストップでサポートしています。クライアントは上場企業から自治体まで幅広く、最近は人的資本の可視化やタレントマネジメントのご相談が増えています。
藤尾様ご自身の主な業務範囲を教えてください。
藤尾様：自社の事業や組織運営、コンサルティング営業と推進、バックオフィス全般（法務・総務・広報・マーケティング・採用）です。現在はコンサル関連が6割、自社の事業や組織に2割、残り2割で管理業務と新サービス立ち上げに取り組んでいます。
オンライン秘書サービス導入前の課題は何でしたか？
藤尾様：法務・総務領域、とくに契約書まわりが滞り、プロジェクト開始後に締結するケースもありました。上場企業がクライアントのため、信頼を損なうリスクが大きく、このままでは拡大戦略にブレーキがかかると危機感を抱いていました。
数あるアウトソーシングの中でWeb特命係を選定された決め手は？
藤尾様：スタートアップ・ベンチャーの就業環境に精通している点です。ツールもGoogle Chatなど当社のワークフローに合わせてくれる柔軟性があり、「決められた範囲しかできません」という大手型サービスとは一線を画していました。比較表を作って社内稟議を通しましたが、初回面談の時点でほぼ心は決まっていましたね。
導入後に感じた変化を教えてください。
藤尾様：契約書遅延がゼロになり、社内外の信頼性が大幅に向上しました。さらにコンサル案件のデザイン制作をお願いしたところ、クオリティ・スピードともに想定以上で、クライアントからも好評価をいただいています。コミュニケーション量も回数を重ねるごとに減り、まさに“阿吽の呼吸”で依頼できる関係になりました。
業務時間の削減効果はどの程度ありましたか？
藤尾様：バックオフィスに費やしていた稼働が、概算で月15〜20時間ほど削減できています。その分を新規事業開発と営業に再投下でき、代表と私が未来投資に集中できる体制が整いました。
現在ご利用中のサービスで特に満足しているポイントは？
藤尾様：実感しているのは契約書管理のスピードと正確性です。また、採用支援デザインの提案力やベンチャー特有の事情を踏まえた柔軟な対応にも満足しています。依頼しやすいコミュニケーション設計をしてくれるのも嬉しいポイントですね。
今後、当社に期待する業務やサービスはありますか？
藤尾様：事例記事やホワイトペーパーなど、ライティング・ブランディング支援を検討しています。組織人事コンサルティングの事例を価値が伝わる形で外部発信したいので、一記事単価でお願いできるとありがたいです。Webサイトの軽微な更新やLP制作など、デザイン＋コーディング領域も相談したいと思っています。
オンライン秘書サービスをおすすめしたい企業像を教えてください。
藤尾様：総務・法務・広報専任者を抱えられないスタートアップやスモールベンチャーには特にフィットするのではないでしょうか。「当たり前の業務を当たり前に、しかも速く」遂行する体制を短期間で手に入れられるので、経営リソースをコア業務に集中させたい企業に強くおすすめします。
最後に、オンライン秘書導入を検討中の方へメッセージをお願いします。
藤尾様：バックオフィスを外注することに不安を感じる方もいると思いますが、社内人員を採用するよりスピーディかつ低リスクで体制を構築できます。私たちも導入半年で「契約書遅延ゼロ」「デザイン品質向上」「工数削減」という成果を実感しています。オンライン秘書は、スタートアップがスケールするうえで欠かせない“成長エンジン”です。ぜひ一歩踏み出してみてください。
人材不足でお困りの際は、お気軽にご相談ください。
今すぐ無料で相談する- Web特命係
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